Servizio · a partire da €500

Triage email & posta

La casella di posta è spesso il primo collo di bottiglia di un'azienda: tutto arriva lì, mescolato e senza un ordine. Noi di Promptica costruiamo un sistema che legge la posta in arrivo, la classifica per argomento, le assegna una priorità e la instrada al reparto giusto. Il tuo team apre la casella e trova già il lavoro in ordine, con le cose urgenti in cima e il rumore messo da parte.

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Per chi è

Questo servizio è pensato per piccole e medie imprese che ricevono ogni giorno decine o centinaia di email tra richieste di clienti, fornitori, candidature e comunicazioni interne. Se chi gestisce la casella passa la prima mezz'ora della giornata solo a capire cosa guardare per primo, è qui che possiamo aiutarti. Funziona bene quando la posta segue schemi ricorrenti: ordini, richieste di assistenza, preventivi, solleciti, domande che tornano sempre uguali.

Non è la scelta giusta, invece, per chi riceve pochissime email molto diverse tra loro, dove ogni messaggio richiede un giudizio umano completo: in quel caso un sistema di smistamento aggiunge poco. E va detto con onestà: non sostituiamo le persone. Il triage prepara il terreno e libera tempo, ma le decisioni e le risposte importanti restano in mano al tuo team.

Cosa includiamo

Tutto quello che trovi nel pacchetto

Categorizzazione automatica

Ogni messaggio in arrivo viene letto e assegnato a una categoria che definiamo insieme a te: assistenza, ordini, fornitori, candidature, spam, e così via.

Priorità

Le email vengono ordinate per urgenza secondo regole concordate, così le cose che non possono aspettare emergono subito e il resto trova il suo posto.

Instradamento per reparto

I messaggi finiscono nella cartella, nell'etichetta o nella casella della persona giusta, senza passaggi manuali e senza email che restano orfane.

Bozze di risposta

Per i casi che si ripetono prepariamo bozze pronte da rivedere e inviare. Il tono e i contenuti sono i tuoi: il sistema scrive una prima versione, l'ultima parola resta a te.

Report settimanale

Ogni settimana ricevi un riepilogo: quanti messaggi sono arrivati, come si sono distribuiti tra le categorie, dove si accumulano i carichi di lavoro.

Regole su misura

Le categorie, le priorità e gli instradamenti li tariamo sul tuo modo di lavorare durante lo scoping, e li affiniamo nelle prime settimane di uso reale.

Come funziona

Dalla richiesta al lavoro che gira

Scoping

Dopo aver concordato l'avvio ti chiediamo di compilare un modulo guidato: che casella usi, da dove arriva la posta, quali categorie ti servono e come vuoi che le cose vengano ordinate. È il momento in cui mettiamo a fuoco le regole.

Collegamento e configurazione

Ci colleghiamo alla tua casella esistente in modo sicuro e impostiamo classificazione, priorità e instradamenti. Tu non cambi né indirizzo né strumenti: tutto continua a funzionare dove già lavori.

Avvio e affinamento

Accendiamo il sistema, lo osserviamo sui messaggi reali e correggiamo insieme a te le prime sviste di classificazione. Dopo qualche giorno il triage gira da solo e tu ricevi il primo report.

Tempi e prezzo

Il triage email è un prodotto a prezzo fisso che parte da €500. Ci scrivi tramite il modulo qui sotto, confermiamo insieme l'ambito, poi compili lo scoping e partiamo. È il nostro servizio di punta proprio perché è semplice da capire e veloce da attivare.

Dalla compilazione dello scoping alla messa in funzione passano di norma pochi giorni lavorativi, il tempo di collegarci alla casella e tarare le regole sui tuoi messaggi reali. Se vuoi che restiamo accanto a te anche dopo l'avvio, puoi affiancare il mantenimento continuativo.

Tutti i nostri servizi possono essere affiancati dal mantenimento continuativo a €50/mese: monitoraggio, piccole modifiche e supporto.

Domande frequenti

Si collega alla mia casella esistente?+

Sì. Lavoriamo sulla casella che usi già, tramite IMAP, Gmail o Outlook. Non devi cambiare indirizzo, fornitore o programma di posta: il sistema si appoggia a quello che hai.

Come trattate i dati della mia posta?+

Accediamo solo a ciò che serve per classificare e instradare i messaggi, con accessi sicuri e revocabili in qualsiasi momento. Non vendiamo né cediamo a terzi il contenuto della tua posta, e ne discutiamo per iscritto nello scoping.

Quanto tempo serve per l'attivazione?+

Di solito pochi giorni lavorativi da quando hai compilato lo scoping. La parte più lunga non è tecnica: è mettere a punto con te le categorie e le priorità giuste.

Cosa serve da parte mia?+

Tre cose: l'accesso alla casella, qualche minuto per compilare lo scoping e la disponibilità a rivedere insieme le prime classificazioni. Da lì in avanti il sistema lavora e tu intervieni solo quando vuoi.

Posso avere un rimborso?+

Sì. Se cambi idea, ti rimborsiamo l'intero importo entro 7 giorni dall'acquisto, a patto che tu non abbia ancora compilato il modulo di scoping. Una volta avviata la configurazione, il lavoro è già in corso.

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Raccontaci cosa vuoi automatizzare. Ti rispondiamo entro 2 giorni lavorativi con un preventivo chiaro.