Servizio · a partire da €790

Assistente knowledge base

Le procedure, i manuali e i documenti che la tua azienda ha accumulato negli anni diventano un assistente a cui il team può chiedere le cose in linguaggio naturale, come si farebbe con un collega esperto. Chi cerca una risposta la trova in pochi secondi, con il riferimento al documento da cui viene, invece di sfogliare cartelle condivise o disturbare chi quella cosa la sa a memoria.

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Per chi è

Questo servizio è pensato per le aziende che hanno tanta conoscenza scritta ma difficile da consultare. Procedure operative, contratti tipo, schede prodotto, risposte alle domande ricorrenti dei clienti, regolamenti interni: materiale prezioso che però vive sparso tra cartelle, PDF e wiki, e che in pratica conoscono bene solo le due o tre persone che lo hanno scritto. Quando quelle persone sono in ferie, o quando entra qualcuno di nuovo, il sapere si blocca.

Ha senso quando il problema non è la mancanza di documenti, ma la fatica di trovarli e leggerli al momento giusto. Lavoriamo bene con realtà che hanno un corpus di documenti già scritto e ragionevolmente curato, e un team che spende tempo a cercare informazioni o a rispondere sempre alle stesse domande. Se invece la tua conoscenza è quasi tutta nella testa delle persone e poco messa per iscritto, l'assistente avrebbe poco da cui attingere: in quel caso te lo diciamo, e magari il primo passo è un altro.

Cosa includiamo

Tutto quello che trovi nel pacchetto

Ingest dei tuoi documenti

Acquisiamo i materiali che ci indichi — procedure, manuali, schede, pagine di wiki, PDF — e li prepariamo perché l'assistente possa leggerli e ragionarci sopra, senza che tu debba riscrivere nulla.

Ricerca semantica

L'assistente capisce il senso della domanda, non solo le parole esatte: trova la risposta giusta anche quando chi chiede usa termini diversi da quelli scritti nei documenti.

Risposte con la fonte citata

Ogni risposta indica da quale documento e da quale sezione proviene, così chi legge può verificare e approfondire. L'assistente non sostituisce la fonte: ti ci porta.

Confini onesti

Quando l'informazione non è nei documenti, l'assistente lo dichiara invece di inventare. Preferiamo un 'non lo so, qui non c'è' a una risposta plausibile ma sbagliata.

Aggiornamento dei contenuti

Quando una procedura cambia o si aggiunge un documento, aggiorniamo la base di conoscenza così le risposte restano allineate al materiale più recente.

Accesso riservato al team

L'assistente è interno: vi accedono solo le persone autorizzate, attraverso un'interfaccia semplice o un canale che usate già, e i documenti restano nel vostro perimetro.

Come funziona

Dalla richiesta al lavoro che gira

Raccogliamo e leggiamo i documenti

Definiamo insieme quali materiali entrano nella base di conoscenza e in che forma vivono oggi. Verifichiamo che siano abbastanza curati da dare risposte affidabili e prepariamo l'ingest, sistemando i casi in cui i documenti sono confusi o ridondanti.

Costruiamo e mettiamo alla prova l'assistente

Realizziamo la ricerca e le risposte con citazione della fonte, poi le testiamo con domande vere — quelle che il team fa davvero. Confrontiamo le risposte con i documenti per assicurarci che citi bene e che ammetta quando non sa.

Apriamo l'accesso e accompagniamo

Diamo al team un modo semplice per interrogare l'assistente e restiamo a fianco nelle prime settimane, raccogliendo le domande a cui risponde male per migliorarlo. Quando i documenti cambiano, aggiorniamo la base.

Tempi e prezzo

Il prezzo parte da €600 e dipende soprattutto dalla quantità e dallo stato dei documenti, dal canale attraverso cui il team interroga l'assistente e dal livello di precisione richiesto. Un corpus ordinato e omogeneo costa meno da preparare; materiale tanto, eterogeneo o pieno di versioni vecchie richiede più lavoro di pulizia, e questo incide sul preventivo. Ti diamo una cifra chiara dopo aver visto i documenti reali.

Sui tempi, una base di conoscenza di dimensioni contenute e ben curata è di solito pronta in due o tre settimane dal momento in cui abbiamo i materiali. La fase di messa a punto delle risposte continua per qualche settimana, perché è sulle domande vere del team che capiamo dove l'assistente va affinato.

Tutti i nostri servizi possono essere affiancati dal mantenimento continuativo a €50/mese: monitoraggio, piccole modifiche e supporto.

Domande frequenti

Dove devono stare i documenti per poterli usare?+

Lavoriamo con i materiali dove sono già: cartelle condivise, una wiki interna, PDF, file di testo o documenti esportati dal gestionale. In fase di analisi guardiamo insieme cosa hai e in che forma; non serve riorganizzare tutto prima di partire, ci pensiamo noi a prepararli per l'ingest.

Come fate a citare la fonte di ogni risposta?+

Quando prepariamo i documenti, manteniamo il legame tra ogni pezzo di testo e il documento di origine. Così, quando l'assistente risponde, può dirti da quale file e da quale sezione viene l'informazione. Questo serve anche a te per controllare: l'assistente è un punto di partenza per arrivare alla fonte, non un oracolo da credere sulla parola.

I nostri dati riservati restano protetti?+

Sì. L'assistente è interno e vi accede solo chi autorizzi. I documenti restano nel perimetro che concordiamo e l'accesso è riservato al team. In fase di analisi definiamo insieme dove vivono i dati e chi può interrogarli, in coerenza con le tue esigenze di riservatezza.

Cosa succede quando una procedura cambia?+

Aggiorniamo la base di conoscenza con il documento nuovo, così le risposte tornano allineate al materiale corrente. Concordiamo insieme con che ritmo lo facciamo: a ogni modifica importante, oppure a intervalli regolari se i documenti cambiano spesso. La cosa importante è che l'assistente non risponda mai con una versione vecchia spacciandola per attuale.

Chi può usare l'assistente?+

Le persone del team che autorizzi. Possiamo dare accesso a tutti o limitarlo a reparti specifici, a seconda di chi ha bisogno di consultare quei documenti. L'interfaccia è pensata per essere semplice: chi sa scrivere una domanda sa usarla, senza formazione tecnica.

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