Servizio · a partire da €450

Estrazione documenti

Fatture, bolle, moduli e contratti arrivano in PDF o su carta scansionata, e qualcuno deve ribattere quei dati a mano dentro il gestionale. È un lavoro lento e facile da sbagliare. Noi di Promptica costruiamo un sistema che legge questi documenti, ne estrae i campi che ti servono, li controlla e li consegna pronti per i tuoi strumenti. Il dato passa dal foglio al sistema senza il passaggio manuale di mezzo.

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Per chi è

Questo servizio è pensato per chi gestisce volumi ricorrenti di documenti semi-strutturati: fatture fornitori, ordini, moduli compilati, documenti di trasporto. Se nella tua azienda c'è qualcuno che spende ore a copiare numeri da un PDF a un gestionale, è qui che possiamo togliere lavoro ripetitivo e ridurre gli errori di battitura. Funziona meglio quando i documenti, pur non essendo identici, seguono uno schema riconoscibile.

Non è invece adatto a documenti tutti diversi tra loro, scritti a mano in modo irregolare o privi di una struttura ricorrente: in quei casi l'estrazione automatica diventa fragile e il controllo umano costa più del risparmio. E lo diciamo apertamente: nessun sistema legge i documenti con accuratezza assoluta. Per questo costruiamo sempre una rete di validazione e lasciamo una porta aperta alla revisione umana sui casi dubbi.

Cosa includiamo

Tutto quello che trovi nel pacchetto

Lettura di documenti semi-strutturati

Il sistema legge PDF, scansioni e moduli che seguono uno schema ricorrente, anche quando il layout cambia un po' da un documento all'altro.

Estrazione dei campi

Tiriamo fuori solo i dati che ti servono — numero, data, importi, codici, anagrafiche — definiti con te in base a come li usi a valle.

Validazione

Ogni campo estratto passa controlli automatici: formati, totali che devono quadrare, valori attesi. I dati che non superano i controlli vengono segnalati.

Export verso i tuoi strumenti

Consegniamo i dati nel formato che usi: CSV, file pronto per il gestionale o foglio Excel. Concordiamo insieme la destinazione in fase di scoping.

Gestione degli errori

Quando un documento è illeggibile o un campo non è affidabile, il sistema non tira a indovinare: lo mette da parte e lo segnala invece di sporcare i dati buoni.

Revisione umana sui casi dubbi

Per i documenti incerti prepariamo un punto di controllo in cui una persona conferma o corregge prima che il dato entri nei tuoi sistemi.

Come funziona

Dalla richiesta al lavoro che gira

Analisi dei documenti

Ci mostri alcuni esempi reali dei documenti che tratti e ci dici quali campi ti servono e dove devono finire. Da qui capiamo se lo schema è abbastanza regolare e definiamo le regole di estrazione e validazione.

Costruzione e taratura

Mettiamo a punto l'estrazione sui tuoi documenti, configuriamo i controlli e l'export verso il tuo gestionale o i tuoi fogli. Misuriamo l'accuratezza su un campione reale prima di andare in produzione.

Avvio e revisione

Accendiamo il flusso sui documenti veri e teniamo d'occhio i primi risultati. Affiniamo le regole sui casi che sbagliano e definiamo il punto di revisione umana per i documenti dubbi.

Tempi e prezzo

Il servizio parte da €400 e dipende dal tipo di documenti, dal numero di campi da estrarre, dai controlli necessari e dall'integrazione con i tuoi strumenti. Per questo lavoriamo a preventivo: ci mandi qualche esempio reale e ci racconti dove devono finire i dati, e ti rispondiamo con una cifra chiara.

I tempi variano con la complessità: documenti regolari e pochi campi richiedono pochi giorni lavorativi, casi più articolati di più, soprattutto nella fase di taratura dell'accuratezza. Per gestire nel tempo nuovi formati e piccole modifiche è utile affiancare il mantenimento continuativo.

Tutti i nostri servizi possono essere affiancati dal mantenimento continuativo a €50/mese: monitoraggio, piccole modifiche e supporto.

Domande frequenti

Che tipi di documento supportate?+

Documenti semi-strutturati che seguono uno schema ricorrente: fatture, bolle e documenti di trasporto, ordini, moduli compilati. Funziona bene su PDF e scansioni leggibili; i documenti scritti a mano in modo irregolare restano più difficili e li valutiamo caso per caso.

Quanto è accurato?+

L'accuratezza dipende dalla qualità e dalla regolarità dei documenti. Non promettiamo la perfezione: misuriamo l'accuratezza reale su un tuo campione prima di partire e costruiamo controlli e revisione umana proprio per intercettare i casi dubbi invece di lasciarli passare.

Che volumi riuscite a gestire?+

Dimensioniamo il flusso sul tuo volume, da poche decine a molte centinaia di documenti. Il numero e la frequenza dei documenti rientrano tra i fattori che definiscono il preventivo.

Si integra con il mio gestionale?+

Consegniamo i dati nel formato che il tuo gestionale accetta — CSV, file di import o Excel — oppure, dove possibile, direttamente verso il sistema. Concordiamo la modalità di export durante lo scoping, in base a cosa accettano i tuoi strumenti.

Come trattate i dati sensibili?+

Trattiamo i documenti solo per estrarne i dati che ti servono, con accessi sicuri e limitati nel tempo, e non li cediamo a terzi. Le modalità di trattamento e conservazione le mettiamo nero su bianco nello scoping, soprattutto quando i documenti contengono dati personali.

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